Mitä dokumentoidaan?

Nykydokumentointitalkoiden tarkoituksena on tallentaa esittävien taiteiden eri ammattilaisten työn arkea. Lähtökohtana on yhden päivän mittainen dokumentointi (vaihtoehto A), joka on otteeltaan niin keveä, että sen ehtii arjen kiireissä toteuttaa. Juuri arkipäivän tutut asiat ovatkin dokumentoinnissa tärkeitä. Halutessaan dokumentointia voi toki jatkaa pitempään, ja työstään voi kertoa laajemmasta näkökulmasta (vaihtoehto B).

Vaihtoehto A: Yhden päivän dokumentointi.
Kuka olet ja mitä teet? Tai mitä teette työryhmänä? Millainen projekti on työn alla? Miten päivä rakentuu? Millaisia tehtäviä työpäivään sisältyy? Keiden kanssa työskennellään? Oliko työpäivä tyypillinen vai jollain tavalla erityinen?

Vaihtoehto B: Laajempi dokumentointi
Dokumentoinnin laajuus, tyyli ja sisältö ovat vapaita, mutta alla on inspiraatioksi mahdollisia aiheita:

• eri ammattiryhmät
• koulutus
• työskentely esittävien taiteiden eri alueilla ja mahdolliset muut työt
• työvälineistö
• työprosessin vaiheet ja eri ammattiryhmien tehtävien nivoutuminen toisiinsa
• työtilat
• rutiininomaiset tehtävät / työvaiheet ja niistä poikkeavat tehtävät / työvaiheet / tapahtumat
• tavat ja perinteet
• ilmiöt ja trendit
• työn rytmittyminen / aikatauluttuminen

Mitä kirjataan ylös?

Kirjoita dokumentoinnista ylös seuraavat tiedot:

• Perustiedot: yhteyshenkilö (nimi, yhteystiedot, ammatti), mahdollinen organisaatio (nimi ja yhteystiedot).
• Dokumentoinnin tekijät: kuvaaja, mahdollinen haastattelija tms. toimijat.
• Aika: päivämäärä tai ajanjakso, jona dokumentointi on tehty (myös eri osioiden ajankohdat).
• Paikka: rakennus, työtila, osoite, jos se on eri kuin organisaation yhteystiedoissa.
• Tilanne: mitä tapahtuu, millaisia asiayhteyksiä tapahtumalla on (esimerkiksi tietyn produktion suunnittelun varhaisvaihe, kenraaliharjoitukseen/ensi-iltaan valmistautuminen tai tietyn, jo käytössä olleen puvuston huolto)?
• Keitä dokumentoinnissa esiintyy: henkilöiden nimet, ammatit ja tehtävät kyseisessä tilanteessa (henkilöiden esittely sellaisella tavalla, että heidät tunnistaa aineistosta).
• Miten dokumentoinnin kohde/aihe/näkökulma valikoitui?

Sopimukset

Tarvittaessa kysy organisaatioltasi lupa dokumentointiin. Jos dokumentointiin osallistuu useita henkilöitä, on hyvä valita yhteyshenkilö. Yhteyshenkilö tekee kaikkien dokumentointiin osallistuvien henkilöiden kanssa kirjallisen sopimuksen aineiston tallentamisesta Teatterimuseoon ja aineiston myöhemmästä käytöstä. Sopimus tehdään siis sekä tekijänoikeuksien haltijoiden että kaikkien aineistoissa eri tavoin esiintyvien (esimerkiksi kuvissa näkyvien tai äänitteissä kuuluvien) henkilöiden kanssa. Mikäli aineisto erityisesti kohdentuu tekijänoikeudenalaisiin aineistoihin (esimerkiksi suorat pukukuvat tai videotallenne harjoituksista tai esityksistä), niin myös näiden osalta tulee hankkia luvat. Teatterimuseo on laatinut hanketta varten valmiin sopimuspohjan.

Yksi sopimuspohjassa mainittu vaihtoehto on Creative Commons -lisenssi (CC-linsenssi), joka mahdollistaa aineistojen tavanomaista vapaamman käytön. Tekijänoikeuksien haltija/t valitsee/valitsevat itse, missä määrin tekijänoikeuksia vapautetaan. Jos CC-lisenssi kiinnostaa, itsellesi tai työryhmällesi sopivaa lisenssin muotoa voi harkita CC-lisenssinvalitsimen avulla. Valittu CC-lisenssi merkitään sopimukseen.

Jos sopimuspohja ei tarjoa sinulle tai työryhmällesi sopivia vaihtoehtoja, keskustelemme muutostarpeista mielellämme. Työryhmän kesken sopimusasioista on tärkeää keskustella ja päättää jo dokumentoinnin suunnitteluvaiheessa. Työryhmän osalta kaikki allekirjoitukset kerätään mieluiten yhteen sopimukseen.

Hankkeen osallistuja tai työryhmän yhteyshenkilö lähettää allekirjoitetun sopimuksen liitteineen (osallistujaluettelo ja aineistoluettelo) Teatterimuseoon (ks. sivun lopussa).

Tallennusmenetelmät ja tiedostomuodot

Dokumentoinnin voi toteuttaa esimerkiksi valokuvaamalla, videokuvaamalla, äänittämällä, kirjoittamalla tai eri menetelmiä yhdistäen. Dokumentoinnissa voi kertoa omasta työstään tai vaikkapa haastatella kollegaa. Kyseessä voi olla yhden henkilön tai työryhmän toteuttama hanke.

Valokuvat:

• Pyri saamaan kuvista tarkkoja ja huolehdi valaistuksen riittämisestä sekä siitä, että värit toistuvat riittävän hyvin (valkotasapaino).
• Kuvaa työprosessin eri vaiheita. Ota sekä yleiskuvia että lähikuvia.
• Poista epäonnistuneet kuvat. Jos kuvaat runsaasti, valitse informatiivisimmat kuvat.
• Jos mahdollista, käytä digitaalista järjestelmäkameraa ja valitse tiedostomuodoksi TIFF (jos kuvaat RAW-formaattiin, muokkaa kuvat museota varten TIFF-formaattiin).
• Jos käytät kompaktikameraa, tablettia tai kännykkäkameraa, vaihtoehtona on usein vain JPEG-tiedostomuoto. Valitse kamerasta mahdollisimman suuri koko ja paras laatu.
• Tiedostojen tulisi olla mahdollisimman vähän pakattuja.

Videotiedostot:

• Huolehdi että valaistus riittää ja että ääni tallentuu riittävän hyvin.
• Halutessasi voit editoida tallennetta.
• Käytä mieluiten formaatteja DV (esim. MOV tai AVI) tai MPEG4.
• Toimita museolle alkuperäinen, mahdollisimman vähän pakattu tiedosto.
• Mikäli kyseessä on haastattelu tai vastaava, litteroi se tai liitä mukaan tiivistelmä käsitellyistä aiheista.

Äänitiedostot:

• Käytä mieluiten formaattia WAV, mutta myös MP3 käy.
• Mikäli kyseessä on haastattelu tai vastaava, litteroi se tai liitä mukaan tiivistelmä käsitellyistä aiheista.

Tekstit:

• Tekstit voi toimittaa tiedosto- tai paperimuodossa.

Lisätietoa dokumentointityöstä on tarjolla esimerkiksi Keski-Suomen museon monipuolisessa nykydokumentointiohjeistuksessa.

Aineistojen toimittaminen Teatterimuseon kokoelmiin

Aineistot lähetetään Teatterimuseolle sähköpostitse (arkisto@teatterimuseo.fi) tai esimerkiksi WeTransferin kautta. Jos tiedoston/tiedostojen koko muodostuu ongelmaksi, toimittamisen tapa sovitaan erikseen. Aineistot voi myös tuoda henkilökohtaisesti tai lähettää postitse.

Postiosoite:
Eeva Mustonen, Teatterimuseo, Kuortaneenkatu 3 C, 00520 Helsinki
Käyntiosoite:
Kuortaneenkatu 3 C, 2. krs
Sovithan käynnistä etukäteen!