Teatterimuseo

Säilytysohjeita kentälle

Esittävien taiteiden kentällä tehty työ synnyttää monipuolista arkistoaineistoa ja esineistöä. Osa tästä aineistosta tulisi voida säilyttää myös tuleville polville. Tärkeän kulttuuriperinnön säilyttäminen edellyttää toimia sekä taidekentällä että muistiorganisaatioissa – ja ennen kaikkea yhteistyötä. Mutta millaista aineistoa olisi tarpeen säilyttää ja miten?

Alla on Teatterimuseon kokoelmatyöntekijöiden kokoamaa ohjeistusta, jota päivitetään vaiheittain. Vuoden 2019 puolella ohjeistusta täydennetään aloittaen aineistolahjoitusten käytännöistä.

Säilytettävien aineistojen valinta, seulonta

Esineistö

  • Säilytettävän esineistön valinta on pitkälle tapauskohtaista.
  • Suuntaviivoja pohdinnalle esimerkiksi Teatterimuseon tallennussuunnitelmassa.
  • Teatterimuseon amanuenssi auttaa mielellään säilytyspohdinnoissa.

Arkistoaineistot (arkistokokonaisuudet)

  • Kunkin toimijan (arkistonmuodostajan) arkistossa säilytetään omassa toiminnassa syntyneitä alkuperäisiä asiakirjoja.
  • Asiakirja-aineistot on tärkeää arkistoida kokonaisuuksina, mutta pysyvästi säilytetään vain tärkeimmät aineistot.
    - Ks. Kansallisarkiston tiivis ja selkeä Yksityisarkistojen seulontaohje (https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/Yksityisarkistojen_seulontaohje.pdf)
    - Taiteellisen työn aineistojen valinnassa tarvitaan enemmän tapauskohtaista harkintaa.
  • Huom! Arkistoaineistoja sisältävät keräilijöiden kokoelmat muodostuvat eri tavalla, joten kansallisarkiston ohje ei yhtä selkeä ohjenuora.
  • Teatterimuseon arkistonhoitaja auttaa mielellään arkistoaineistoihin liittyvissä säilytyspohdinnoissa.
     
  • Esimerkkejä tyypillisistä, tärkeistä hallinnollisista asiakirjoista:
    - pöytäkirjat, muistiot, projektisuunnitelmat ja -raportit,
    - toimintasuunnitelmat ja ‑kertomukset,
    - tärkeimmät talousasiakirjat.
  • Esimerkkejä kiinnostavista taiteellisen työn aineistoista:
    - ohjaajan, koreografin, suunnittelijan suunnitelmat ja muistiinpanot,
    - työryhmän jäsenten työpäiväkirjat,
    - luonnokset, pienoismallit, puvut,
    - kuvatallenteet, äänitteet, valokuvat,
    - julisteet, käsiohjelmat, muu markkinointi- ja tiedotusmateriaali.
  • Kertovatko työn myötä syntyneet aineistot toiminnastasi riittävästi?
    - Mitä olisi tarpeen dokumentoida erikseen?
  • Huolehdi ainakin esitysten taltioimisesta.

Aineistojen säilyttäminen ja järjestäminen

  • Säilytystiloja valittaessa huomioi, että aineistoja vahingoittavat
    - liiallinen kosteus, lämpö ja valo (erityisesti suora auringonvalo),
    - olosuhteiden vaihtelu,
    - lika ja pöly.
  • Huomioi myös vesivahingon ja tulipalon uhka sekä tietosuoja.
  • Pienille, tärkeimmille ja henkilötietoja sisältäville aineistoille sopii paloturvallinen, lukittava arkistokaappi.
  • Määräajan säilytettävä aineisto kannattaa säilyttää omissa kansioissaan, jotta se on aikanaan helppo hävittää.

Pitkäaikaisesti säilytettävän arkistoaineiston käsittely

  • Säilytä aineiston alkuperäinen järjestys, jos sellainen on. (Ja harkitse etukäteen tulevien aineistojen osalta.)
  • Ryhmittele järjestämätön aineisto esimerkiksi aineistotyyppien, aiheiden tai aikajärjestyksen mukaan.
  • Seulo aineisto (ks. Kansallisarkiston ohje, linkki jutun lopussa).
  • Älä käytä muovitaskuja, kuminauhoja, teippiä.
  • Vältä metallia (poista ainakin ruosteiset klemmarit ja niitit).
  • Käytä umpikoteloita (suojaavat pölyltä), ideaalitapauksessa arkistokelpoisia (happovapaita). Merkitse sisältö kotelon päälle.
  • Erottele aineistot koteloiden sisällä suojalehdillä, mieluiten arkistokelpoisilla (happovapaita). Merkitse kunkin aineistokokonaisuuden tiedot suojalehdelle.
  • Koteloi valokuvat erikseen (ja erikseen negatiivit, diat, vedokset ja digitaaliset valokuvat). Kirjaa valokuvien tiedot suojataskuihin tai erilliseen listaan. Jos teet merkintöjä kuvien taakse, tee se pehmeällä lyijykynällä, varovasti. Käytä valokuvien käsittelyssä käsineitä.
  • Eristä mahdollinen homeiseksi epäilty aineisto muusta kokonaisuudesta. Hanki lisäopastusta.
  • Tee aineistosta ainakin karkea luettelo.
  • Suunnittele jatkoa varten aineistojen karttumista etukäteen.

Säilytettäväksi valitun esineistön käsittely

  • Esim. puvut olisi hyvä pestä/puhdistaa ennen säilytykseen pakkaamista.
  • Tekstiilit voi tuulettaa kuivalla säällä ja/tai imuroida.
  • Muut esineet voi imuroida pienellä imuteholla tai puhdistaa puhtaalla siveltimellä.
  • Säilytys esim. paperisessa pukupussissa (tuholaistorjunta) tai laatikossa. Helposti rikkoutuvat esineet on hyvä pehmustaa.
  • Kumi ja muovi eivät kärsi ilman epäpuhtauksista tai kosteudesta, mutta vanhetessaan ne haurastuvat ja saattavat murtua etenkin kovin alhaisissa lämpötiloissa.
  • Luonnokset säilytetään muun paperiaineiston tavoin koteloissa suojalehtien välissä.

Luettelointi

  • Varusta aineistot riittävillä tiedoilla, jotta ulkopuolinenkin voi hahmottaa, mihin aineistot liittyvät.
  • Kirjaa ylös esim. seuraavat tiedot:
    - Mitä aineistoja tietty kokonaisuus sisältää?
    - Milloin aineistot ovat syntyneet ja missä? Milloin digitaalinen aineisto on luotu ja mahdollisesti muokattu?
    - Mitä tarvetta varten aineistot on tuotettu, missä yhteydessä niitä on käytetty?
    - Ketkä ovat tekijöitä, keillä on tekijänoikeudet?
    - Mitkä tahot ovat toimineet esim. esitysten tuottajina?
    - Keitä ovat aineistoissa (esim. valokuvissa) esiintyvät henkilöt?
    - Onko yleisiä tietoja yleisöstä tai osallistujista?

Digitaalisten aineistojen säilyttäminen

  • Aikaisempi suositus oli tulostaa digitaaliset aineistot.
    - Nykyisin ei aina järkevää tai mahdollistakaan.
     
  • Digitaalisten aineistojen säilyttämisessä erityisen tärkeää on varmuuskopiointi.
    - Varmuuskopioita säilytetään vähintään kahdella erillisellä tallennusvälineellä, joita säilytetään eri tiloissa.
    - Tallennusvälineiksi käyvät esimerkiksi LTO-nauha, ulkoinen kovalevy tai pilvipalvelu.
    - Älä käytä DVD-levyjä tai muistitikkuja arkistointitarkoituksessa.
    - Älä luota kaupalliseen pilvipalveluun varsinaisena digitaalisena arkistona, ellet ole selvittänyt sen turvallisuutta (myös tietoturvaa). Huom! Pilvipalvelu saattaa automaattisesti pienentää tiedostoja.
    - Muista virustorjunta ja kopioi aineistot uudelle säilytysvälineelle riittävän usein.
     
  • Kansiointilogiikka ja aineistojen nimeäminen
    - Pitkäaikaissäilytettäväksi valitut aineistot erotetaan muista aineistoista.
    - Kansiointilogiikan ja nimeämisen oltava ymmärrettäviä myös ulkopuoliselle.
    - Tiedostoissa on automaattisia metatietoja, mutta niitä on tarpeen rikastuttaa (esim. valokuvaajan nimi).
    - Aineistoista tarvitaan täydentäviä tietoja (ks. edellinen osio).
     
  • Digitaalinen arkistokappale
    - Originaalitiedosto tai tiettyä tarkoitusta varten käsitelty ”lopullinen” tiedosto.
    - Mahdollisimman hyvälaatuinen, aineiston mukaan joko pakkaamaton tai vain vähän pakattu tiedosto.
  • Pyydä esim. valokuvaajaa / videon editoijaa tuottamaan keveiden käyttökopioiden lisäksi laadukkaat arkistokappaleet. Mahdollistetaan aineistojen monipuolinen jatkokäyttö (julkaisut, näyttelyt, jne.).
     
  • Verkkosivuja uudistaessa arkistoi vanhat sivusto tai ainakin sen tärkeimmät tiedot.
  • Myös sähköposteja tulisi seuloa ja kansioida.

Arkistointiin sopivat tiedostomuodot

Alla Teatterimuseon poimintoja Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen julkaisusta Säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot http://www.digitalpreservation.fi/specifications/ Tarvittaessa lisätietoja Teatterimuseon arkistonhoitajalta.

  • Liikkuva kuva (muu kuin varsinainen elokuva)
    - MPEG-4/H.264
    - DV25
    - Jos mahdollista, kullekin tiedostolle myös eheystieto/tarkistussumma ja sen algoritmi.
  • Ääni
    - WAV
    - MPEG-4 AAC
    - MPEG-1 tai MPEG-2 (MP3)
  • Kuva
    - TIFF
    - DNG (mukaan myös TIFF-tiedostot)
    - JPEG (mutta huomioitava riittävä tiedostokoko)
  • Teksti
    - PDF/A (pdf-formaatin arkistokelpoinen muoto)
    - Plain text
    - HTML

 

Lisätietoja aineistojen säilyttämisestä ja Teatterimuseon kokoelmatoiminnasta

Esineistö: amanuenssi Sanna Brander, sanna.brander@teatterimuseo.fi, p. 040 1922 307
Arkistoaineistot: arkistonhoitaja Eeva Mustonen, arkisto@teatterimuseo.fi, p. 040 1922 308


Linkki- ja julkaisupoimintoja 


Teatterimuseon kokoelmapoliittinen ohjelma (2008) ja Tallennussuunnitelma ylimenokaudelle 2019 (2018)

Aineistojen säilyttäminen, seulominen, järjestäminen ja lahjoittaminen

Digitaalisten aineistojen säilyttäminen

Dokumentointityö

Arkistoalan oppaita

  • Arkistot kuntoon: tieteellisten seurojen arkistokäsikirja. Toim. Marja Pohjola ja Petra Hakala. Tieteellisten seurain valtuuskunta. 2003.
  • Kotiseutuarkisto-opas. Samuli Onnela ja Vuokko Joki. SKS 2007.
  • Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan? Liikearkistoyhdistys 2018.

Tekijänoikeudet

  • Taideyliopistojen tekijänoikeuspalvelujen verkkosivut (http://copyright.aalto.fi/fi/) sisältävät paljon hyödyllistä tietoa tekijänoikeuksista myös esittävien taiteiden piirissä työskenteleville.

Haku